Gestión de viajes
¿Cómo funciona?
Nos encargamos de la gestión de viajes en todo su alcance (Reserva de hoteles, vuelos, trenes, coches de alquiler, etc....) a los precios corporativos pactados con la agencia de viaje, así como la cobertura y reembolso en nómina en forma de dieta, de los posibles gastos que pueda tener el trabajador en los viajes de empresa que realice.
¿Dónde debo gestionarlo?
Todo el proceso de viajes está vinculado al proceso de dietas de cada empleado, y será realizado a través del portal del empleado.
¿Porque debo gestionarlo a través de este servicio?
Realizar las reservas con la agencia de viajes supone tener unas garantías de precios corporativos y facilidades de viaje (política de cancelaciones, cadenas hoteleras con acuerdos, etc) que son las más óptimas, y además las aprobadas por dirección de UCAM.
Llevar bien controlado el proceso de gestión de dietas y gastos de cada trabajador supone una correcta justificación de los gastos en las nóminas de los afectados, lo cual supone una liberación de presión fiscal sobre las cuentas de administración, al no ser considerados como gastos de empresa con su correspondiente IVA (las dietas no tributan).
Tipos de solicitudes
Notas de gasto
Este campo es el utilizado para justificar gastos correspondientes a:
Desplazamiento por docencia al campus de cartagena.
Comidas de trabajo (personales o institucionales)
Gastos de desplazamiento por trabajo (con vehículo propio o en transporte público)
Otros.
Las notas de gastos sirven por tanto para justificar gastos de desplazamiento y manutención sin pernocta (sin pasar la noche fuera de casa).
Cuando el trabajador ha realizado alguno de estos gastos, para su abono tiene que mecanizarlos en el portal del empleado teniendo en cuenta que los pagos autorizados por UCAM son:
Comida (máximo 21 euros, pero necesario justificar con el ticket siempre).
Desayuno
Cena
Kilometraje realizado con vehículo propio (0,19 euros / km) o bien el ticket de combustible si va con un vehículo de UCAM o de alquiler.
Gastos relacionados con el desplazamiento como puede ser parking, peajes, taxis o similares (el importe que indiquen los tickets es el que se abona).
Viajes y Liquidaciones
Para solicitar un viaje:
Se puede solicitar solo la reserva de las necesidades de un viaje de empresa que se vaya a realizar en el que se va a dormir fuera de casa.
Es necesario comunicar con al menos una semana de antelación para poder tener una buena gestión de las reservas.
> En este concepto se indican fechas de salida, de regreso, motivo del viaje, si se precisa seguro adicional, si es viaje fuera de Europa o por Europa / España, si se precisa hotel, etc...
> Como adicional a esta información trasladada en la petición del portal, esta se puede completar con un formulario en el que podemos indicar detalles más precisos de la reserva como puede ser un hotel cercano a una dirección, un vuelo determinado, un tren con un horario indicado, etc...
Para solicitar un anticipo:
Independientemente de que se necesite o no gestionar una reserva, el trabajador puede solicitar un anticipo para cubrir sus gastos de desplazamiento (comidas, transporte, etc..).
> Los anticipos, una vez que la petición ha sido validada por el Manager del trabajador, son realizados mediante transferencia bancaria a la cuenta del trabajador antes de salir de viaje.